Shareflex Contract Beheer applicatie

5 views
Video transcript

Contracten vormen de basis van elke zakelijke relatie.
Ze beschrijven diensten, voorwaarden en deadlines die tussen partners zijn overeengekomen en bevatten veel bedrijfsrelevante informatie.
Contractmanagement verbindt de verschillende bedrijfsafdelingen zoals de juridische afdeling, management, verkoop en boekhouding.
Deze gebieden werken in de praktijk vaak zeer autonoom en hebben verschillende informatieniveaus.
Daarnaast zijn er tal van contracten en bijbehorende bijlagen in omloop.

Het product Shareflex Contract brengt orde en structuur in uw contractbeheer en ondersteunt u in alle fasen van de contractlevenscyclus.
Het systeem is gebaseerd op het Microsoft SharePoint-platform dat in uw bedrijf wordt gebruikt of kan als alternatief op basis van SharePoint Online worden beheerd als onderdeel van een Microsoft Office 365-abonnement.
Shareflex Contract biedt een moderne en intuïtieve gebruikersinterface, waardoor het voor de werknemers in uw bedrijf heel gemakkelijk is om contracten aan te maken, te beheren, te controleren en goed te keuren.
Een moderne en individueel configureerbare cockpit geeft gemakkelijke en snelle toegang tot alle functies.
Shareflex Contract is bedoeld voor het beheer van alle soorten contracten, zoals servicecontracten, koopcontracten, huurcontracten en zelfs raamcontracten.

In het standaardsysteem zijn voorgeconfigureerde contracttypes direct na installatie beschikbaar.
Er kunnen ook nieuwe contracttypes worden toegevoegd en bestaande contracttypes kunnen worden aangepast aan uw zakelijke behoeften.
Het maakt niet uit in welke branche u actief bent.
Shareflex Contract wordt al toegepast bij bedrijven in de auto-industrie, de farmaceutische sector, en bij speciale retail- en technologiebedrijven.
Het aanmaken van contracten is heel eenvoudig dankzij een gebruiksvriendelijke interface geïntegreerd in SharePoint.
Via invoervelden, statische of onderling afhankelijke waardensets, gebruikers- / groepsselectie uit de Active Directory, selectievakjes, zeer handige data-pickers en vele andere slimme interfacefuncties kunnen de benodigde contractmetagegevens snel en eenvoudig worden ingevoerd.
Een automatische berekening van de opzegdatum helpt bij het berekenen van de contractduur.
De grafische weergave van de contractduur geeft op elk moment een overzicht van het tijdsverloop van het betreffende contract.
Via de notificatiefunctie kan de contractverantwoordelijke op elk moment vóór het verstrijken van de beëindigingsdatum tijdig per e-mail op de hoogte worden gebracht.
Contractmetadata van individuele contracttypen zijn uiteraard niet statisch, maar kunnen door afdelingsbeheerders worden aangepast aan de individuele wensen van de afdelingen.
Contract metagegevens, koppen, opmaak, kolommen, rijen en zelfs tabbladen kunnen op elk moment worden toegevoegd, verwijderd of verplaatst zonder enige programmering, met behulp van de Shareflex Form Designer.
Bij het opslaan van een contract zorgt een verplichte veldcontrole ervoor dat alle noodzakelijke gegevens voor het contract ook daadwerkelijk worden vastgelegd.
Het vastleggen van contractdeadlines, taken, notities en items gebeurt via intuïtieve formulieren.
Voor betalingen is een betalingsplan voor terugkerende betalingen beschikbaar.
Door middel van een eenvoudig te configureren Shareflex Rules Engine kunt u bijvoorbeeld geautomatiseerde deadlines en taken genereren.
Documenten kunnen worden geüpload met behulp van de plug-in yourMAIL in Outlook.
In Outlook zijn de contractbestanden direct beschikbaar via een zoekopdracht.
De opslag van complete e-mails, bijlagen, losse documenten, beschikbaar via Windows Verkenner, kan volledig worden gedaan door middel van drag & drop.
De toewijzing van metagegevens kan rechtstreeks vanuit Outlook worden gedaan.
Bovendien kunnen documenten rechtstreeks vanuit de Office-applicatie aan het contractdossier worden toegevoegd, bijv. Microsoft Word.
Via Outlook heeft de Shareflex Contractgebruiker toegang tot het volledige contractbestand.
De documenten van het contract kunnen worden weergegeven of per e-mail worden doorgestuurd.
Documenten en bestanden kunnen ook als links worden verzonden.
Documenten worden rechtstreeks geüpload naar het contractdossier.
Tijdens het uploaden kunnen extra metadata handmatig worden toegevoegd, of door te kopiëren en plakken naar het contractitem.
Eenmaal geüpload naar het contractbestand, kunnen contractdocumenten op elk moment worden gewijzigd.
Oudere contractversies kunnen op elk moment rechtstreeks vanuit het contractbestand worden vergeleken met het laatste contractdocument met behulp van de Microsoft Word-versievergelijking.

Contracten vinden is heel eenvoudig dankzij Shareflex Contract.
Enerzijds is er een cockpit beschikbaar, via welke een snelle toegang tot de contracten en andere belangrijke contractgebieden mogelijk is.
Aan de andere kant kunnen contracten specifiek worden gezocht en gevonden via de metadata.
Naast de metadata is natuurlijk ook de volledige tekst beschikbaar voor het zoeken.
Intelligente filtering van het full text zoekresultaat, garandeert dat de gewenste contract- of contractinformatie snel en eenvoudig gevonden kan worden.
Toestemmingen worden verstrekt in Shareflex Contract via het flexibel configureerbare Shareflex Permissions-systeem.
Als, bijvoorbeeld, een vertrouwelijkheidsniveau “geheim” wordt geselecteerd bij het aanmaken van een contract, worden automatisch mechanismen geactiveerd op de achtergrond die het contract en alle contractelementen behorende bij het contract voorzien van de overeenkomstige SharePoint-rechten.
Via Shareflex Permissions kunnen gebruikers rollen toegewezen krijgen.
Dit wordt afgerond met individueel configureerbare autorisatie-eenheden en regelsets, precies zoals het bedrijf dat vereist.
De Shareflex Contract-oplossing wordt aangevuld met een geïntegreerde Business-Partner-registratie.
De weergave van de zakenpartner is volledig configureerbaar en biedt een 360-gradenweergave van de zakenpartner en zijn contracten, waarbij de contracten in een boomstructuur worden weergegeven.

Shareflex Contract biedt contractbeheer op basis van SharePoint en brengt de volledige contractlevenscyclus in kaart.
Shareflex Contract wordt geleverd in het Duits en Engels en kan eenvoudig worden vertaald in elke taal die wordt ondersteund door SharePoint.
Heeft u nog vragen, neem dan direct contact met ons op en wij beantwoorden graag uw vragen of maken graag een afspraak voor een individuele presentatie.
Breng orde en structuur in uw contractbeheer met Shareflex Contract.
We verheugen ons op uw project.

 


 

Leave a Reply