Shareflex ondersteuning in Microsoft Teams

Introductie

Deze blog gaat nader in op de integratie met Sharepoint Online applicaties binnen Microsoft Teams.

We leggen uit hoe zakelijke SharePoint Online Workflow applicaties kunnen worden gebruikt in MS Teams. We gebruiken als voorbeeld een SharePoint Online applicatie die is gebouwd met behulp van Shareflex.

MS Teams is een geweldige tool om workflow applicaties te integreren. Bedrijven geven met MS Teams de gebruikers eenvoudig toegang tot de SharePoint Online applicaties die ze nodig hebben in hun dagelijkse werk.

De eerste stap is het toevoegen van de SharePoint applicatie in MS Teams. U doet dit door de instructies uit de onderstaande afbeelding uit te voeren.

Shareflex support for Microsoft Teams - Add SharePoint app

Gebruik de zoekfunctie om de betreffende SharePoint applicatie te vinden.

Shareflex support for Microsoft Teams - Sharepoint

Voeg vervolgens de SharePoint applicatie toe aan MS Teams.

Shareflex support for Microsoft Teams - Add to a team

Ten derde, voeg de SharePoint site toe aan de SharePoint applicatie in MS Teams.

Shareflex support for Microsoft Teams - Add SharePoint list

In dit voorbeeld voegen we de Shareflex Contract Management applicatie toe aan Teams. Shareflex Contract is een uitgebreide standaard SharePoint oplossing voor contractbeheer.

Shareflex support for Microsoft Teams - Add shareflex URL

Vervolgens plakken we de link op de startpagina van de Shareflex Contract management applicatie zodat deze zichtbaar is in MS Teams. Dit maakt de integratie van de SharePoint applicatie in MS Teams compleet.

Shareflex support for Microsoft Teams - Contract Management

Als resultaat ziet u een lijst met servicecontracten vanuit de Shareflex Contract applicatie in MS Teams.

Shareflex support for Microsoft Teams - List of vendors

Onderstaande afbeelding toont een formulier met contractgegevens. Het rechter deelvenster toont alle andere contracten die verband houden met deze specifieke entiteit.

Werken met bestanden in Shareflex

De kracht van Shareflex is dat gebruikers op één scherm werken met metadata, rich text en bestanden. Meta gegevensvelden zijn belangrijk om het betreffende item naar eigen wens te categoriseren en weer te geven.

In onderstaand voorbeeld laat ik zien hoe de gebruiker met een bijlage kan werken terwijl de andere velden van het item nog op hetzelfde scherm zichtbaar zijn. Dit biedt veel gebruikersgemak.

Let op de vertrouwelijkheidsvlag die we aan de lijst met bestanden hebben toegevoegd. Deze kan eenvoudig door de gebruiker worden aangepast.

Shareflex Workflows in Microsoft Teams

Om gebruikers efficiënt te laten samenwerken zijn workflow applicaties belangrijk. Deze workflows zorgen er vooral voor dat de juiste taken op tijd en door de juiste teamleden worden uitgevoerd. Dit is mogelijk door de workflow functionaliteit van de Shareflex applicatie in MS Teams beschikbaar te maken.

In onderstaand voorbeeld gebruiken we een demo Shareflex applicatie om een ​​nieuwe aanvraag aan te maken en de workflow goedkeuring te starten.

Na het aanmaken van de Shareflex applicatie druk je op ‘opslaan’. Hierna wordt de Workflow ´submit´ knop zichtbaar waarmee je het aanvraag proces in MS Teams start.

Shareflex support for Microsoft Teams = initiate workflow

Als resultaat ontvangt de eerste persoon die dit verzoek moet goedkeuren of afwijzen een e-mail met een link naar de betreffende workflow taak.

Als deze persoon op de link klikt wordt hij naar de betreffende taak in SharePoint Online geleid.

We hopen dat deze blog u meer inzicht heeft gegeven in de integratie en het gebruik van Shareflex workflows en data binnen MS Teams.

Wil u meer weten? Neem dan gerust contact op voor  meer info of een demo.

Geef een reactie