Lialis SharePoint Teamroom

Geavanceerde documentteam-samenwerking in Microsoft SharePoint

De Lialis Teamroom is een tool voor documentteamsamenwerking voor Microsoft SharePoint.

Deze oplossing is gebaseerd op onze uitgebreide ervaring met IBM Notes Teamrooms die geweldige functies bieden, zoals één geconsolideerde weergave met Rich Text; Bestanden en een antwoordstructuur.

We hebben de Lialis SharePoint Teamroom ontwikkeld om bedrijven een geweldig alternatief in SharePoint te bieden met zelfs verbeterde samenwerkingsfuncties voor teams.

Verbetering van uw SharePoint-documentbibliotheek

De SharePoint-documentbibliotheek is een handig hulpmiddel om samen te werken, bijlagen op te slaan en te delen, aangezien het een documentbeheersysteem is.

We hebben de standaard mogelijkheden van de documentbibliotheek verbeterd met samenwerkingsfuncties voor bedrijfsteams waar eindgebruikers dol op zijn. Combineer het beste van zowel de IBM Teamroom als de SharePoint-wereld in 1 tool. Een voorbeeld is een combinatie van de geavanceerde functies voor bestandsversies en delen van SharePoint met de antwoordstructuur van IBM.

Hoofdonderwerp en antwoorditems

Een grote onderscheidende factor van de Lialis SharePoint Teamroom is dat het de eindgebruiker in staat stelt om een ​​hoofdonderwerp als uitgangspunt te creëren. Vervolgens kunnen gebruikers antwoorditems op dit hoofdonderwerp maken. Als resultaat kunnen gebruikers een eindeloze structuur van de inhoud van ouders en kinderen creëren of, met andere woorden, een soort hoofdstuk- en subhoofdstukstructuur.

Een voorbeeld van een dergelijke structuur is een ‘Project Teamroom’ met als hoofdonderwerp dat de projectdoelen beschrijft en een responsitem dat de projectsubtaak bevat. Een antwoorddocument kan ook zijn eigen antwoorditems hebben. Bijvoorbeeld om het resultaat en de deliverables van elke subtaak te laten zien.

In de onderstaande afbeelding ziet u een weergave van de responsboom in het rechterpaneel. Deze boom is relatief ten opzichte van het bovenliggende document in het linkerdeelvenster.

Startpagina om hoofdonderwerpen te bekijken en aan te maken

De Teamroom heeft een zeer gebruiksvriendelijke startpagina met alle hoofdonderwerpen en een prominente knop om nieuwe hoofdonderwerpen te creëren. Om door de antwoordstructuur te bladeren, klikt een gebruiker op het hoofdonderwerp.

Geconsolideerde weergave met alle formulierinformatie

De SharePoint Teamroom biedt gebruikers een geconsolideerd overzicht van alle informatie op één pagina. Bijvoorbeeld onderwerp, categorie drop-down, bestanden, workflow en itemrechten. Hierdoor hoeven gebruikers niet naar deze belangrijke details te zoeken in bijvoorbeeld het lint. Er is geen groot functioneel verschil tussen de respons- en hoofdonderwerpformulieren, zoals u hieronder kunt zien.

Bekijk en bewerk bijlagen

Alle bijlagen worden weergegeven onder de ‘Bijlage-tab’ onderaan het scherm, zowel voor het hoofdonderwerp als voor het antwoorditem. De gebruiker kan eenvoudig bestanden naar deze sectie slepen en neerzetten of ze toevoegen via de ‘toevoegen’ knop.

Selecteer het document om een snel voorbeeld van de inhoud in het rechterpaneel te zien.

Bovendien, om het bestand te bewerken, klikt u gewoon op de bestandsnaam en het wordt geopend in een ander browsertabblad om te bewerken.

Gebruiksvriendelijk Rich Text-veld

Het hoofdonderwerp en de antwoorditems bevatten allemaal een gebruiksvriendelijk Rich Text Field waarmee gebruikers afbeeldingen kunnen plakken en Rich Text kunnen schrijven. Dit is veel gemakkelijker in vergelijking met het maken van dezelfde inhoud in een Word-document en het toevoegen van het bestand aan het item.

Privacy-instelling

Een andere belangrijke functie is dat gebruikers het hoofdonderwerp, de reacties en alle bestanden als ‘Privé’ kunnen labelen en specifieke personen kunnen toewijzen die de inhoud kunnen lezen. Als u dit doet, zullen automatisch alle andere personen die toegang hebben tot de specifieke SharePoint-site dit specifieke item niet kunnen zien. Deze functie is handig om de toegang tot een bepaald vertrouwelijk document, zoals gevoelige prijsinformatie, te beperken.

Bekijk de goedkeuringsworkflow

Zoals in elk document zijn goedkeuringsworkflows voor de omgeving van Microsoft-samenwerkingssoftware essentieel. De SharePoint Teamroom biedt een ingebouwde revisieworkflow waarmee de auteur van een document een revisor in een hoofdonderwerp kan selecteren en indienen, zoals u kunt zien in de groen gemarkeerde vakken hieronder.

Nadat het item is opgeslagen, kan de auteur het onderwerp ter beoordeling indienen.

Daarna verandert de beoordelingsstatuskolom van het nieuw gemaakte item in ‘In behandeling’.

De workflow stuurt automatisch een e-mail naar de reviewer met het verzoek om het onderwerp te reviewen. De e-mail bevat een link naar de werkstroomtaak.

Na het klikken op de link in de e-mail wordt de recensent doorverwezen naar het specifieke gebied waar hij / zij het item kan beoordelen. De werkstroomtaak geeft de opties voor onderwerpgoedkeuring aan de linkerkant weer en de inhoud van het onderwerp (in de bewerkingsmodus) aan de rechterkant.

Ten slotte, als de recensent het onderwerponderwerp heeft goedgekeurd, verandert de kolom met de beoordelingsstatus in ‘Goedgekeurd’.

Het Teamroom-onderwerp bevat een workflow-geschiedenispagina waar alle goedkeuringen en afwijzingen zichtbaar zijn.

In het bovenstaande voorbeeld zijn er 4 beoordelingsverzoeken. De reviewer kan elk verzoek bekijken door op de link te klikken. Bijvoorbeeld:

De technologie achter de SharePoint Teamroom

Voor de ontwikkeling van deze Teamroom-functionaliteit in SharePoint Online hebben we gebruik gemaakt van het Shareflex bedrijfsapplicatieplatform (‘Shareflex’). Het resultaat is een 100% SharePoint-oplossing die op uw eigen Microsoft-tenant kan draaien.

Dus waar slaan we alle elementen op in SharePoint?

De belangrijkste onderwerpen worden opgeslagen in een SharePoint-lijst met de naam “Discussies”.
Alle reacties worden opgeslagen in een speciale SharePoint-lijst met de naam “Reacties”.
Ten slotte worden de bestanden opgeslagen in een SharePoint-bibliotheek die verantwoordelijk is voor de uitgebreide documentfuncties van SharePoint, zoals versiebeheer, online bewerken en nog veel meer.

Met Shareflex kunnen we native SharePoint verrijken met die samenwerkingsprocessen die gebruikers nodig hebben.

Conclusie

De Lialis SharePoint Teamroom biedt uw eindgebruikers een geweldige tool om mee te werken aan documenten. Met behulp van het Shareflex bedrijfsontwikkelingsplatform zijn we in staat om de beste functies van SharePoint en IBM Teamrooms te combineren en een 100% SharePoint-gebaseerde tool voor documentsamenwerking te leveren. Dus, is SharePoint een strategische oplossing in uw organisatie? Bent u op zoek naar manieren om samenwerkingsprocessen en productiviteit voor documenten te verbeteren? Aarzel dan niet om op de contactknop te drukken zodat we u een persoonlijke demonstratie kunnen geven.