SharePoint Contract Beheer

 

SharePoint contract management youtube

 

Elk type organisatie, van groot tot klein, beheert contracten zoals; service-, koop-, huur- en raamcontracten. Meestal bestaan ​​deze contracten uit gegevens van de contractpartijen, betalingsinformatie, goedkeuringsworkflows, kennisgevingen, machtigingen, audittrails en documenten. Zeker als Office 365 / SharePoint Online een strategisch samenwerkingsplatform is binnen uw organisatie raden wij u aan Shareflex Contract te overwegen. Dit is een SharePoint Contract Management-oplossing die de kracht van Office 365 / SharePoint combineert met Shareflex-tools en -functies.

 

Shareflex Contract

Shareflex Contract brengt orde en structuur in uw SharePoint Contract Management en ondersteunt u in alle fasen van de SharePoint Contract levenscyclus. In wezen, u een uniform en centraal contractbestand in SharePoint bezorgen met alle essentiële informatie die gemakkelijk toegankelijk is voor alle afdelingen (HR, juridisch, verkoop, enz.) Met verschillende informatiebehoeften.

De oplossing draait op uw Microsoft SharePoint Online-platform (ook op locatie wordt SharePoint ondersteund). Als je naar de URL in de volgende schermafbeelding kijkt, zie je dat de oplossing 100% op SharePoint is gebaseerd, in tegenstelling tot andere cloudcontractbeheeroplossingen die doorgaans alleen Office 365 / SharePoint-connectoren bieden.

 

Contract creation

Contracten aanmaken in Shareflex Contract is eenvoudig dankzij een gebruiksvriendelijke SharePoint-gebruikersinterface. Deze interface zorgt ervoor dat de gebruiker snel en eenvoudig noodzakelijke contractmetadata kan invoeren via:

  • Invoervelden
  • Statische of onderling afhankelijke waardensets
  • Gebruikers- / groepsselectie uit Azure Active Directory
  • Selectievakjes
  • Zeer handige data-pickers, etc.

Hierdoor is de oplossing snel aangenomen.

Shareflex Contract biedt een automatische berekening van de opzegdatum om u te helpen bij het berekenen van de contractduur. Tijdens de contractperiode kunt u op elk moment grafisch de resterende contractduur of de impact van contractwijzigingen zien. Het biedt ook een meldingsfunctie zodat belanghebbenden op tijd op de hoogte zijn van elke relevante contractgebeurtenis die hun aandacht vereist.

 

Document Management

Documenten zijn cruciaal in elk contractbeheersysteem. Het voordeel van Shareflex Contract is dat het gebruikmaakt van de documentbeheermogelijkheden van SharePoint Online. Het uploadt bijvoorbeeld rechtstreeks alle contractuele documenten uit het contractdossier. Bij het uploaden kan de gebruiker handmatig metadata opslaan in het contractdocument of door “kopiëren en plakken”. U kunt ook op elk moment contractdocumenten versieren. Bovendien kan de gebruiker ook oudere versies vergelijken met de nieuwste versie met behulp van de Microsoft Word-versievergelijkingsfunctie.

 

Shareflex Workflow

De beoordeling en goedkeuring van onderaannemingsbeheer kan rechtstreeks gebeuren via de geïntegreerde component Shareflex-werkstroom. In dit voorbeeld begint de workflow voor de verificatie van de contractbeheerwerkstroom met een wijziging van de contractstatus. Het stuurt automatisch een taak naar de volgende processor (s) die de workflow-stap gemakkelijk kunnen uitvoeren. Bovendien kunnen afdelingsbeheerders eenvoudig de onderliggende workflows creëren en op elk moment aanpassen aan de contractbeheercyclus via de grafische workflow-ontwerper.

Het doel van dit artikel is om u een algemeen overzicht te geven van hoe u uw contracten in SharePoint Online kunt beheren via Shareflex Contract. Dus als u meer wilt zien, kunnen we een demonstratie / Q & A-sessie organiseren. U kunt ook beginnen met het bekijken van de volgende video waarin we een korte demonstratie geven van Shareflex Contract uw SharePoint Contract Management Solution.