Shareflex Business Applicatie Platform – een diepe duik in de workflows

Workflows zijn essentieel in elke (complexe) zakelijke applicatie. Ze zorgen ervoor dat mensen efficiënter kunnen werken en dat workflow taken veilig, op het juiste moment en door de juiste persoon worden uitgevoerd. In dit artikel werpen we een uitgebreide blik op de Shareflex workflow designer.

De Shareflex workflow designer is een browsergebaseerde tool waarmee een ontwikkelaar een SharePoint workflow kan maken voor zo ongeveer alles wat u maar kunt bedenken. Een Shareflex workflow bestaat veelal uit:

  • Verbinding; verbindt een workflow met een SharePoint lijst of bibliotheek
  • Stappen; een reeks workflowacties met mogelijke uitkomsten. Het is mogelijk om de stappen onafhankelijk, parallel of opeenvolgend uit te voeren
  • Acties; geautomatiseerde bewerkingen die geen gebruikersinteractie vereisen, en
  • Taken; is een formulier dat door een workflow stap wordt gemaakt. Het vereist interactie van een of meer gebruikers voordat een volgende workflow stap  in werking treedt.

Later in dit artikel zullen we elk van deze Shareflex workflow componenten nader toelichten.

Het is mogelijk om een ​​workflow te exporteren of een back-up te maken naar een XML-bestand.

De workflow designer biedt veel mogelijkheden. Echter, indien u meer geavanceerde functionaliteit nodig heeft, is het mogelijk om een ​​workflow uit te breiden met JavaScript (een Shareflex JS-bibliotheek is beschikbaar) of BRE. Laatstgenoemde is een uitgebreide eigen XML-gebaseerde domeinspecifieke taal gemaakt door Shareflex.

De onderstaande afbeelding toont het ontwerp van een eenvoudige Shareflex workflow.

Wanneer we meer inzoomen op hetzelfde workflow ontwerp zien we het volgende:

Workflow verbindingen

Een workflow verbinding (ook wel workflow associatie genoemd) legt een verband tussen een workflow en een SharePoint lijst of bibliotheek. Hiermee kunt u een lijst of bibliotheek, een beginstap, een eindstap en een workflow startvoorwaarde selecteren.

De volgende workflow startvoorwaarden zijn beschikbaar:

  • Nieuw – start de workflow wanneer u een lijst item opslaat
  • Status – start de workflow wanneer een lijst item veld een bepaalde waarde heeft. U kunt dit optioneel combineren met JavaScript of BRE voor meer mogelijkheden
  • Query – start de workflow afhankelijk van een voorwaarde die is gespecificeerd in een CAML-query
  • Handmatig – voegt een knop ‘workflow verzenden’ toe aan een Shareflex formulier zodat een gebruiker de workflow handmatig kan starten
  • Functie – start de workflow afhankelijk van een voorwaarde die is gespecificeerd in een BRE-functie.

Elke workflow kan meerdere verbindingen hebben. Dit biedt veel flexibiliteit. Het betekent bijvoorbeeld dat meerdere (overeenkomstige) applicaties dezelfde workflow kunnen gebruiken zolang ze niet conflicteren. Bovendien maakt het het gemakkelijk om de workflow automatisch in verschillende stappen te starten, afhankelijk van een dynamische toestand. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de waarde van een veld.

Workflow acties

De Shareflex workflow designer biedt standaard een aantal veelgebruikte bewerkingen, zoals ‘een e-mail verzenden’ of ‘een veldwaarde van een lijstitem bijwerken’. Deze acties zijn eenvoudig toe te voegen en vereisen geen codering.

Indien de standaard functies niet voldoen kunt u aanpassingen doen via de Shareflex BRE taal.

Workflow placeholders

Binnen de workflow designer zijn diverse handige placeholders in alle tekstvelden beschikbaar. Zodra u een workflow start, zal deze de overeenkomstige veldwaarden vervangen. Zo zijn er bijvoorbeeld tijdelijke placeholders voor degene die de werkstroom start, voor degene die goedkeurt en voor alle veldwaarden van het lijstitem.

Workflow taken

Als binnen de workflow een bepaalde stap gebruikersinteractie vereist voordat deze doorgaat naar een andere stap, wordt een workflow taakformulier gemaakt. Bijvoorbeeld wanneer een aanvraag goedkeuring behoeft, of wanneer u de volgende stap handmatig moet kiezen.

Shareflex slaat alle workflowtaken op in een speciale workflow takenlijst. Gebruikers zien alleen hun eigen specifieke taken.

Zoals je in de onderstaande afbeelding kunt zien bestaat elke workflow taakpagina uit twee delen; de beschikbare workflow taakopties en het lijstitem waarmee de werkstroom is gestart. In dit geval zijn er twee opties (goedkeuren en afwijzen). Degene die de taak krijgt toegewezen mag slechts enkele formuliervelden bewerken.

U kunt een workflow taak toewijzen aan een enkele gebruiker of aan een groep gebruikers. Standaard wordt een taak voltooid wanneer de eerste toegewezen persoon de taak afrondt. Het is echter ook mogelijk om een actie van alle taakverantwoordelijken te eisen.

Workflow geschiedenis

Elk Shareflex formulier dat een workflow bevat heeft een tabblad Historie. Deze toont het formulier met het resultaat van elke workflow taak.

Gebruikerservaring

Om een ​​beter beeld te krijgen van de Shareflex workflow functies nodigen we u uit om naar de volgende video te kijken. Hierin tonen we een Shareflex applicatie met een workflow in SharePoint Online.

 

 

Bent u benieuwd hoe Shareflex workflow u kan helpen bij het opzetten van de benodigde SharePoint Online (goedkeurings) processen. Maak dan een afspraak.