Shareflex werkproces module

Video transcript

In deze video laat ik een workflow zien die we gemaakt hebben voor een klant in een Shareflex applicatie op SharePoint Online.
De applicatie is de Special Services Requests, waarin we 3 lijsten hebben.
Voucher Maintenance, Check Handling en Check Maintenance.
Alle 3 lijsten maken gebruik van op maat gemaakte workflows.
Hier onder staat dan ook nog een link naar de Workflow tasks lijst en de Approvers lijst die door de workflows worden gebruikt.

De workflow die ik laat zien, wordt gebruikt in de Voucher Maintenance lijst.
Het is een Approval workflow, waarin een Voucher Maintenance formulier in verschillende stadia door één of meerdere bevoegde personen goed- danwel afgekeurd wordt.
Voordat ik de workflow laat zien, toon ik eerst de lijst met Approvers.
We zien hier een tweetal approval rollen die in de workflow zijn verwerkt.
Dit zijn “Due Date Approval”, toegekend aan gebruiker Noel Hofman, en “AP Approval”, toegekend aan gebuiker Lialis Test2.

Ik zal nu de workflow openen waar we deze rollen terug zien komen.
Het gaat om de workflow SSRD Voucher Maintenance.
Wat we hier zien is een workflow die niet één, maar twee startpunten heeft.
Startpunt 30 – “Voucher Maintenance Due Date Approval”, en startpunt 40 – “Voucher Maintenance Approval”.

Ik ga weer even terug naar de applicatie.
Naar de Voucher Maintenance lijst.
En ik maak daar een nieuw item.
Zodra ik dit hele aanvraagformulier volledig heb ingevuld en dan in de workflow breng, wordt als eerste gecontroleerd wat de waarde van het veld “Type of Maintenance” is.
Dit is een drop-down veld met 3 voorgedefinieerde waarden.
Dit zijn “Due Date Change”, “Close Voucher” en “Copy of Voucher”.
Als de Type of Maintenance waarde “Due Date Change” is, start de workflow in stap 30.
In alle andere gevallen, bijvoorbeeld “Close Voucher”, start de workflow in stap 40 – “Voucher Maintenance Approval”.
In het kort komt het hier op neer:
Alle aanvragen moeten worden goedgekeurd of afgekeurd door een AP Approver.
Dat gebeurt in de stappen 60 en 40.
Het enige verschil tussen een “Due Date Change” aanvraag en alle andere aanvragen is, dat bij een “Due Date Change” aanvraag een extra goedkeuringsstap plaats vindt vóór de AP Approver goedkeuring.
Dat gebeurt in stap 30 van deze bovenste workflow.

Laten we een aanvraagformulier invullen en deze in de workflow brengen.
Ik klik op “new item”.
De naam van de aanvrager, Lialis Test1, wordt automatisch ingevuld.
De huidige datum wordt automatisch ingevuld.
We vullen een voucher nummer in, 12345
Verder hebben we hier nog een Requestor Phone die verplicht is, en een Supplier Name:
Portal Systems.
Dan komen we hier bij het “Type of Maintenance” veld.
De waarde die we hier kiezen bepaalt dus of we de lange versie met 2 goedkeuringen, of de korte versie, met 1 goedkeuring, van de workflow gaan doorlopen.
Het is natuurlijk interessanter om de lange versie te laten zien, dus we kiezen hier voor “Due Date Change”.
En we zien dat door deze keuze een aantal extra verplichte velden verschijnen, die we ook moeten invullen.
Uiteraard de huidige en de nieuwe vervaldatum.
De huidige vervaldatum was vandaag en de nieuwe vervaldatum wordt dan volgende week, 3 mei.
Ook moeten we nog een reden aangeven voor deze wijziging van de vervaldatum.
We kiezen hier voor een onjuiste factuurdatum.
Alle verplichte velden zijn nu ingevuld, en we slaan het item op.
We zien dat de status is veranderd in Draft en we dienen de aanvraag in met de “Submit Workflow” button.
En we zien meteen dat het item de status “Submitting…” krijgt.
Na enkele momenten zien we dat het item ingediend is.
De status is nu “New due date pending approval”.
Er is nu een mail verstuurd naar de aanvrager, Lialis Test1 en eentje naar degene die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de wijziging van de vervaldatum.
En dat is in dit geval Noel Hofman.
Inderdaad heb ik hier als Lialis Test1 een mail ontvangen.
Ik heb hier een link waarmee ik het aanvraagformulier direct kan openen.
En als we in de mailbox van Noel Hofman kijken, zien we daar ook een email.
Als ik op deze link klik, kom ik direct in het aanvraagformulier.
Bovenaan het aanvraagformulier zien we dan een Workflowgedeelte.
De approver checkt de nieuwe vervaldatum, 3 mei, en besluit dit goed te keuren.
En we voegen nog een commentaar toe, die dan in de bevestigingsmail wordt meegestuurd.
En we klikken op “Continue”.
Als we teruggaan naar de lijst met aanvragen, zien we dat de status is gewijzigd naar “New due date approved”.
De volgende stap in de workflow is dat deze aanvraag naar de AP Approver doorgestuurd wordt.
De “AP Approval” rol hebben we gegeven aan Lialis Test2.
Als we in de mailbox kijken van Lialis Test2 zien we ook daar een email staan.
In de email een link naar het aanvraagformulier en het commentaar van de Due Date Approver: 3 mei is prima!
Als we de link openen, zien we ook hier weer het Workflow gedeelte bovenaan het aanvraag formulier staan.
En hier staat ook het laatste commentaar.
De AP Approver Test Lialis2 klikt nu op Approve, kan ook een commentaar toevoegen, en klikt dan op “Continue”.
Als we terug gaan naar de Voucher Maintenance lijst, zien we dat de status is veranderd naar “AP Approved”.
En in de mailbox van aanvrager Lialis Test1 zien we een nieuwe mail met de link naar het aanvraagformulier en het laatste commentaar.

Om de workflow helemaal af te sluiten, hebben we nog een functie ingebouwd die het formulier op “Complete” kan zetten.
In dit geval zorgt deze button er ook voor dat niet meer mogelijk is de aanvraag te bewerken.
Het verhinderen dat de aanvraag bewerkt kan worden, kan natuurlijk ook al veel eerder in de workflow ingebouwd worden.
Bijvoorbeeld bij een bepaalde statusverandering of zelfs op het moment dat een aanvraag in de workflow wordt gebracht.

Tot slot hebben we hier nog een History tab.
Daar staat een “SSRD Voucher Maintenance” workflow link.
Als we die openen krijgen we een overzicht te zien van hoe deze aanvraag door de workflow is gegaan.
Hier zie je stappen die genomen zijn, 30 en 60, en wie op welk moment wat heeft goedgekeurd.
En ook de commentaren zijn hier vastgelegd.

 

 

 

6 views

Leave a Reply