Shareflex Business Applicatie Platform

Shareflex is een applicatie ontwikkelplatform voor het realiseren van bedrijfstoepassingen op SharePoint Online. Shareflex is ideaal voor het bouwen van maatwerk applicaties maar biedt ook diverse standaard bedrijfstoepassingen voor SharePoint, zoals Contract Management.

Play
Play
Play
Play
Play
previous arrow
next arrow
previous arrownext arrow
Shadow
Slider
Waarom Shareflex?

Zonder Shareflex zijn we niet in staat complexe SharePoint applicaties voor onze klanten te realiseren omdat we vele functies die SharePoint Online niet biedt vanaf de basis zouden moeten programmeren. Denk hierbij aan:

  • Het delegeren van een workflow taak
  • Het netjes tonen van formulieren met invoer velden
  • Veld input validatie
  • Dynamisch tonen of niet tonen van bepaalde velden, of aan
  • Het tonen van de verzoekgegevens in een workflow taak

Shareflex maakt gebruik van diverse standaard SharePoint Online functies zoals lijsten, libraries, sites, workflow, email berichten en permissies. Daarnaast biedt Shareflex de volgende extra functies:

  • Formulieren
  • Bestanden
  • Workflow
  • Notificaties
  • Uitrol

Hieronder gaan we nader in op deze functies.

Formulieren

De Shareflex formulieren worden toegevoegd aan een SharePoint lijst. We kunnen de opmaak van de formulieren met Shareflex duidelijk en gestructureerd realiseren. Zo kunnen we de Shareflex formulieren bijvoorbeeld voorzien van:

  • Verschillende tabbladen
  • Dynamische velden die getoond worden met bepaalde afhankelijkheid van andere velden
  • Tabellen met berekeningen
  • Gerelateerde documenten
  • Bestand beveiliging
  • Dynamische veld invoer validatie
  • Gerelateerde andere lijst gegevens

Kijkt u maar eens naar onderstaande voorbeelden van diverse Shareflex formulieren die we hebben gerealiseerd in onze projecten.

 

previous arrow
next arrow
previous arrownext arrow
Slider
Bestanden

Shareflex biedt een geweldige manier om bestanden te integreren met een bepaald formulier.
Het onderstaande voorbeeld toont een SharePoint Online formulier waaraan een Word file is gekoppeld.

 

Het Word document kan in deze context worden gewijzigd door de gebruiker.
Omdat de toegevoegde documenten zijn opgeslagen in een SharePoint Online bestanden bibliotheek (Library) zijn alle standaard SharePoint functies beschikbaar zoals versie controle.

Workflow en Notificaties

Workflow functies en email notificaties op basis van regels zijn belangrijk voor bedrijfstoepassingen. Shareflex is hiervoor zeer geschikt en biedt een standaard Workflow module.

Hieronder een voorbeeld hoe een workflow werkt vanuit het perspectief van de gebruiker.

Een gebruiker vult een bepaald Shareflex formulier in op de SharePoint Online site. Nadat op ‘save‘ wordt gedrukt verschijnt er een ‘Submit Workflow’ knop op het formulier.

Als de gebruiker op deze Submit Workflow knop heeft gedrukt wordt de lijst met verzoeken getoond waarvoor de status op ‘Submitting‘ staat voor zijn nieuwe verzoek.

Na enkele seconden wordt de workflow uitgevoerd door SharePoint Online en krijgt het verzoek een bepaalde status, in dit voorbeeld ‘AP Pending Approval’.

Er wordt vervolgens automatisch een email naar de aanvrager gestuurd:

De aanvrager kan het verzoek tijdens de workflow niet meer wijzigen.

Er is eveneens automatisch een email gestuurd naar de persoon die vanuit de opgezette workflow moet goedkeuren:

De workflow taak toont het verzoek met eventuele bestanden en de goedkeuring opties samen in 1 scherm aan de persoon die het verzoek moet behandelen.

Alle workflow taken die een gebruiker toegewezen heeft gekregen zijn tevens zichtbaar in een workflow takenlijst:

 

In dit voorbeeld wordt het verzoek afgewezen en de aanvrager krijgt hiervan een bericht met de reden van afkeuring:

Shareflex Workflows bevat tevens een delegatie functie waarmee de persoon die een aanvraag moet goedkeuren zijn taken voor een bepaalde periode kan delegeren aan een ander persoon.

Aan het einde van de workflow kunnen we ervoor zorgen dat de gebruiker het verzoek opnieuw kan insturen, of dat het verzoek blijft bestaan in de lijst en niet meer wijzigbaar is. Dit geldt ook voor de eventueel bijgevoegde bestanden.

We kunnen op deze manier zeer complexe seriƫle en parallelle workflows realiseren met Shareflex. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de workflow uitvoering afhankelijk te maken van een bepaalde veld op het formulier.

De workflow wordt in de onderstaande modellering gebouwd door de ontwikkelaars. Op deze manier hebben ze een overzicht op 1 scherm van de totale workflow.

 

In de workflow worden diverse zaken ingesteld. Denk hierbij aan de e-mails die worden verstuurd als er een bepaalde workflow taak is uitgevoerd, of moet worden uitgevoerd.

Uitrol

In veel gevallen wordt een SharePoint applicatie eerst gebouwd en getest in een SharePoint test Site Collection.
Pas als de applicatie perfect werkt moet de applicatie vervolgens worden geplaatst in een SharePoint productie Site Collection.

Met Shareflex is dit niet nodig. Het biedt namelijk een volledig automatische applicatie uitrol functie. Dit maakt het compleet uitrollen van complexe applicaties een peulenschil. In het kort worden de volgende stappen uitgevoerd:

  • Alle benodigde bestanden voor de betreffende applicatie staan in een Shareflex Deployment folder.

De bestanden SSRD.beeml en SSRD_Finalize.beeml bevatten alle instructies om de applicatie volledig geautomatiseerd uit te rollen naar de nieuwe SharePoint site.

  • De inhoud van de SSRD.beeml file wordt geladen in de Shareflex deployment tool.

Na enkele minuten is de volledige applicatie geplaatst op de nieuwe SharePoint Online productie site.

De volgende stap is het handmatig inrichten van de rechten en dan kan de applicatie in gebruik worden genomen.

Deze methode kan ook worden gebruikt om updates uit te voeren aan bestaande applicaties.

Deze uitrol functie is een belangrijke reden waarom we bij Lialis zo graag gebruik maken van Shareflex.

Shareflex is tevens beschikbaar voor SharePoint On Premise.